GEAUTOMATISEERD TIJDSCHRIJVEN VIA GPS
Met Motia behoort het handmatig schrijven van uren tot het verleden. Tijd wordt via de met GPS verbonden app geregistreerd en direct geautomatiseerd naar de backoffice verstuurd en verwerkt. Zowel voor eigen medewerkers als ingehuurd personeel. Hoe? Bekijk onze animatie.
Waarom Motia
Vrijwel alle bedrijfsprocessen zijn of worden steeds verder geautomatiseerd. Motia is de oplossing om het tijdregistratieproces van buitendienstmedewerkers, maar ook van de backoffice te optimaliseren.
Waarom zijn backoffice/buitendienst medewerkers
enthousiast over Motia?
Buitendienst-medewerkers onder andere omdat:
- tijdschrijven vindt automatisch plaats op basis van GPS
- eenvoudig (reis)declaraties en verlofaanvragen indienen
- alle informatie is realtime ter beschikking
Backoffice medewerkers onder andere omdat:
- geen handmatige verwerking
- digitaal goedkeuren
- inzicht middels heldere rapportages
Wat zijn de voordelen van Motia
- vereenvoudiging en besparing van de administratieve last (o.a. door minder interacties om uren te verzamelen)
- snelle en foutloze facturatie (op basis van reëel gewerkte uren, o.a. in relatie tot ingehuurd personeel)
- einde aan de discussies over gewerkte uren (d.m.v. bijvoorbeeld compensatie uren)
- directe communicatie tussen binnendienst en buitendienst
- realtime inzicht over de aanwezigheid van uw werknemers per project
- één plek voor het beheren van declaraties, verlof aanvragen en urenverantwoording
- eventueel eenvoudig te koppelen met andere systemen
- inzicht welke medewerkers online zijn
Wie kunnen Motia gebruiken
Voor iedere medewerker, ongeacht of deze in binnen of buitendienst werkt, ontwikkelde Motia de huidige, op GPS gebaseerde versie. In de app-store is een versie van Motia te downloaden waarmee de tijdelijke inzet van ZZP-ers en andere werkkrachten geregistreerd en geautomatiseerd verwerkt kan worden.
Onder andere: installatiebedrijven, bouwbedrijven, service- & onderhoudsorganisaties, thuiszorg, schoonmaakbedrijven; kortom, alle bedrijven waarbij het personeel vaak op verschillende projectlocaties/werkadressen zijn of haar taken uitvoert en de urenregistratie van belang is.
Hoe werkt het
Het gehele tijdschrijfproces wordt met Motia vereenvoudigd en grotendeels geautomatiseerd. Iedere opdrachtgever heeft via de beheeromgeving inzicht in de relevante gegevens.
Bovendien is het ook mogelijk om naast eigen personeel ook ingehuurde ZZP’ers toe te voegen in het tijdschrijfproces. Ook is het mogelijk uren van ingehuurd personeel uit te betalen via een koppeling van Motia aan een willekeurig boekhoudprogramma. Zo is er bijvoorbeeld een koppeling gerealiseerd met het Visma boekhoudprogramma. Hoe het tijdschrijfproces via Motia werkt, wordt hieronder kort toegelicht.
Via de backoffice functie kunnen eenvoudig projecten worden aangemaakt door op een kaartje de projectlocaties te duiden, ondersteund door Google Maps. Aangemaakte medewerkers kunnen, indien gewenst, worden toegevoegd aan de projecten. Maar dat hoeft niet. De backoffice functie is eenvoudig specifiek te maken per aangesloten bedrijf, hetgeen kenmerkend is voor Motia: de applicatie kan grotendeels gepersonaliseerd worden aan het bedrijf. Zo zijn er standaard rollen, bijvoorbeeld voor het beoordelen van registraties (overwerk, declaraties, uren, etc.), maar kunnen ook eenvoudig rollen worden aangemaakt.
Door de backoffice aangemaakte gebruikers (eigen medewerkers maar ook ingehuurd personeel) hoeven niet meer handmatig tijd te schrijven, maar alleen de mobiele app aan te zetten. De tijd wordt automatisch geregistreerd op basis van GPS als de gebruiker op de projectlocatie aankomt. En stopt weer zodra de gebruiker de locatie (tijdelijk) verlaat. Ook reistijd wordt automatisch geregistreerd en indien gewenst verrekend. Daarnaast kunnen declaraties en verlofaanvragen eenvoudig worden ingediend. Dat geldt uiteraard ook voor ingehuurd personeel. De Mobiele app is geschikt voor zowel Android als Apple en kan gedownload worden via respectievelijk Google Play en de Apple Store.
Zowel de automatisch (op basis van GPS) geregistreerde tijd (inclusief reistijd) als verlofaanvragen en declaraties komen overzichtelijk binnen bij de backoffice. Dat geldt ook voor eventueel geregistreerd overwerk (compensatie uren). Per bedrijf kunnen indien gewenst bedrijfsregels toegevoegd worden die het beoordelingsproces grotendeels automatiseren. Dat geldt ook voor het urenfacturatieproces van ingehuurd personeel.
Stel u bent verantwoordelijk binnen een willekeurig installatiebedrijf, welke haar werknemers rechtstreeks vanuit huis naar de opdracht laat vertrekken. Door middel van de Motia applicatie is het mogelijk om te zien of werknemers en hoe laat deze op locatie gearriveerd zijn. Vanaf dat moment zal de tijdregistratie starten. Eventueel kunnen opdrachten vooraf worden toegewezen middels de planningsfunctie, waardoor de medewerker de werkbonnen direct digitaal beschikbaar heeft en weet naar welke klus hij dient te gaan.
Daarnaast wordt de administratieve last binnen uw bedrijf verlicht omdat werknemers via de Motia applicatie hun gewerkte uren registreren en direct beschikbaar stellen aan de binnendienst. De binnendienst hoeft vanaf dan alleen nog maar de ontvangen uren goed te keuren, waarna deze geïntegreerd kunnen worden in de administratieve processen, zoals de salarisverwerking, facturatie en of projectadministratie.
Dit in tegenstelling tot het urenregistratie proces wat door veel organisaties wordt gebruikt en waarbij de medewerker wordt gevraagd om iedere week zijn urenregistratie bij te houden. Dit wordt veelal als omslachtig ervaren, onder andere omdat veel medewerkers te laat of niet (volledig) hun uren indienen. De urenregistratie is bovendien vaak onnauwkeurig en niet overeenkomstig de werkelijkheid hetgeen tot weerstand en frustratie bij onder andere de administratieve binnendienst kan leiden.
Door deze applicatie te gebruiken kunnen alle bovengenoemde stappen overgeslagen worden, en hoeft de administratie feitelijk alleen nog maar uren goed te keuren of af te keuren. Dit bespaart zowel tijd voor de werknemers en administratieve afdelingen doordat het hele proces geautomatiseerd is en onjuiste registratie voorkomen wordt.
Prijsmodel
Het prijsmodel van Motia is eenvoudig. Je betaalt per actieve gebruiker een bedrag van € 9,95 per maand (excl. btw) voor de basislicentie. Dit wordt automatisch gemonitord, dat wil zeggen dat voor een gebruiker die Motia in een bepaalde maand niet gebruikt, ook geen kosten in rekening worden gebracht.
Wij kunnen u indien u dat wenst helpen bij de implementatie van Motia bij uw backoffice medewerkers en/of mobiele werkers.
Wilt u meer weten over ons prijsmodel of heeft u ander vragen neem, dan contact met ons op.
Contact
Benieuwd naar de mogelijkheden? Vul voor een vrijblijvende offerte of eventuele vragen onderstaand formulier in of neem contact op met Peter van de Wijngaard, 06 – 43 03 00 25.
Velden met een * zijn verplicht.
