Motia

UREN BIJHOUDEN, MAAR DAN OP DE MAKKELIJKE MANIER

Motia Privacy statement

 

1. Inleiding

Creetion Application Services BV (leverancier van Motia), gevestigd te Breda aan de Oude Vest 9 (hierna te noemen als: Creetion) verwerkt namens uw werkgever(s)/opdrachtgever(s) waarvoor u werkzaamheden verricht (hierna tezamen te noemen als: Opdrachtgever) persoonsgegevens van u. Creetion vindt het belangrijk dat dit op adequate wijze gebeurt en dat zorgvuldig wordt omgegaan met uw persoonsgegevens. Deze verklaring is van toepassing op iedereen die de Motia applicatie gebruikt (hierna tezamen te noemen als: gebruikers).

In deze privacyverklaring leest u over de wijze waarop Creetion namens uw werkgever(s)/opdrachtgever(s) waarvoor u werkzaamheden verricht persoonsgegevens van u verzamelt, voor welk doel uw persoonsgegevens worden verzameld en hoe Creetion daarmee omgaat. Creetion verwerkt in beginsel persoonsgegevens die u zelf via de Motia applicatie verstrekt aan Creetion en daarmee ook aan uw werkgever(s)/opdrachtgever(s) waarvoor u werkzaamheden verricht.

2. Doel

Creetion verwerkt namens uw werkgever(s)/opdrachtgever(s) waarvoor u werkzaamheden verricht uw persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is om zoveel mogelijk administratieve handelingen omtrent tijdschrijven en (reis)declaraties te automatiseren. Dit bespaart tijd en dus geld in verband met de financiële verrekening naar opdrachtgevers, dan wel de verantwoording t.b.v. interne bedrijfsvoering. Daarnaast wordt de foutmarge in het verantwoordings-/facturatieproces kleiner. Kortom, indien u uw persoonsgegevens aan Creetion verstrekt, zullen deze in beginsel worden gebruikt om de bedrijfsvoering van uw werkgever(s)/opdrachtgever(s) waarvoor u werkzaamheden verricht uit te kunnen oefenen. Creetion houdt van haar kant daarbij het belang van de bescherming van uw privacy in ogenschouw.

3. Functionaliteit en (aanbevelingen m.b.t.) gebruik

Hierna worden de functionaliteiten binnen de Motia applicatie waar uw werkgever(s)/opdrachtgever(s) waarvoor u werkzaamheden verricht u mogelijk verzoeken om gebruik van te maken en waar persoonsgegevens bij gebruikt worden, globaal beschreven.

Verlofuren

Verlofuren worden automatisch bijgehouden. Dit biedt u een goed overzicht in de beschikbare verlofuren en de vaste verlofdagen zoals vakanties en vastgestelde adv dagen over het gehele jaar.

Compensatie uren

Als u een contract heeft van 40 werkuren in de week dan berekent Motia automatisch de compensatie uren. Dit werkt als volgt:

Werkt u meer dan 40 uur in een week, bijvoorbeeld 43 uur dan krijgt u 40 uur uitbetaald en komt er 3 uur in een compensatie potje. Als u de week erna 37 uur werkt dan compenseert Motia dit als tijd voor tijd. Het compensatiesaldo komt ook op uw loonstrook te staan zodat het duidelijk blijft. Aan het eind van een vooraf bepaalde periode worden de compensatie uren op nul gezet en verrekend met uw totale verlofsaldo.

Declaraties

Declaraties kunnen elk moment van de dag worden ingediend via Motia. Mocht u, in overleg met de projectleider zelf gereedschap of iets dergelijks hebben aangeschaft dan kunt u een foto van de bon maken en indienen als declaratie via Motia. Uw werkgever(s)/opdrachtgever(s) waarvoor u werkzaamheden verricht kan dit dan veel makkelijker verwerken en ook weer sneller aan u uitbetalen.

Reisuren

De reisuren worden ook automatisch berekend en verwerkt in de weekstaat. Motia berekent dit via google maps, hij houdt automatisch rekening met woon-werk reistijd met aftrek van het eerste halfuur.

Reverse Billing (van toepassing voor ingehuurd personeel)

Motia beschikt over reverse billing functionaliteit. Bij reverse billing wordt de factuur door uw opdrachtgever(s) waarvoor u werkzaamheden verricht opgemaakt. Er wordt automatisch een factuur opgesteld uit uw naam voor de betreffende opdrachtgever(s). Als inlener hoeft u geen factuur meer op te stellen voor de gewerkte uren, alsmede declaraties dit gaat als volgt:

  • ZZP’er
    Bent u een zelfstandige zonder personeel en werkt u voor opdrachtgever die Motia gebruikt? Dan zal Motia uw uren automatisch vermelden op een reverse billing factuur. U hoeft in dit geval geen factuur meer op te stellen voor de uren die u gewerkt heeft.
  • ZZP’er met personeel
    Bent u een zzp’er, maar werkt u met extra personeel op bv de bouw dat bij u hoort? Dan zal Motia uw uren, maar ook het personeel dat bij u hoort automatisch op dezelfde reverse billing factuur vermelden. Tevens worden de weekstaten van dit personeel ook naar u gestuurd, zodat u deze kunt gebruiken voor uw eigen administratie.
  • Ingeleende via een zzp’er
    Werkt u via een andere zzp’er op bv de bouw? Dit betekent dat uw opdrachtgever(s) waarvoor u werkzaamheden verricht niet naar u de uitbetaling doet van de gewerkte uren, maar naar de zzp’er waar u voor werkt. In dit geval zal Motia uw uren vermelden op de reverse billing factuur van de zzp’er waar u voor werkt.
  • Ingeleende via een uitzendbureau
    Werkt u via een uitzendbureau? Dan zal Motia uw weekstaten versturen naar het uitzendbureau, maar ook naar uzelf. Verder zal Motia de reverse billing factuur van de gewerkte uren versturen naar het uitzendbureau. Het uitzendbureau kan vervolgens de reverse billing factuur opnemen in de eigen administratie.

Locatievoorzieningen op je telefoon

Motia werkt alleen optimaal als u op uw telefoon de volgende instellingen (goed) hebt ingesteld:

• Locatievoorzieningen altijd aan (dit wordt vaker gevraagd)
• Beweging en conditie aan (ter optimalisatie van batterij en dataverbruik)

Om Motia optimaal te benutten adviseren wij u de App aan te zetten voor u naar het werk gaat, in de auto stapt en thuis weer uitschakelt. De registratie is dan volledig.

Een veel gestelde vraag is wat de applicatie op de achtergrond doet buiten werktijd. Op het moment dat u de applicatie uitschakelt dan staat Motia ook echt uit en stuurt hij geen locaties naar (de backoffice van) uw werkgever(s)/opdrachtgever(s) waarvoor u werkzaamheden verricht. Mocht u de Motia applicatie per ongeluk aan laten staan, dan krijgt u een aantal keer een push bericht die u er aan herinneren de applicatie uit te zetten. Als u dan alsnog de applicatie pas op een later tijdstip uitschakelt dan wordt de automatisch aangemaakte dienst met alle locaties en gegevens die buiten werktijd zijn verzameld direct automatisch verwijderd.

Batterijverbruik

De applicatie gebruikt batterij, maar dit valt mee. Onze Ceetion ontwikkelaars hebben een modus gevonden waarbij Motia op de achtergrond draait waardoor het batterijverbruik tot een minimum wordt beperkt. Mocht je willen checken wat de Motia applicatie doet qua batterijverbruik dan kun je dit als volgt zien:

Wanneer je bij instellingen naar ‘batterij verbruik’ gaat zie je tussen alle apps die de batterij hebben gebruikt ook de Motia app staan. Bij deze app staat een percentage, bijv. 20%. Deze 20% betekent niet dat de app 20% van je batterij heeft verbruikt, maar dat 20% van het totale batterijverbruik door de Motia app komt.

Voorbeeld:

Vandaag heeft de Motia app heel de dag aangestaan en ‘s avonds zet je de Motia app uit. Wanneer je naar het batterijverbruik van je telefoon kijkt, zie je dat de batterij van je telefoon vandaag voor 50% leeg is gegaan. Achter de Motia app staat een batterijverbruik van 30%.

Dit betekent dat van het totale batterij verbruik voor vandaag, Motia verantwoordelijk is voor 15% verbruik van de batterij.

DATA-verbruik

Het dataverbruik van de Motia app is erg laag.

Ophalen van GPS signalen gaat zonder internet verbinding en kost dus geen data. Vervolgens zal de app alleen deze locaties versturen naar de server waarmee uiteindelijk de dienst berekent wordt. Deze locaties zijn echter zo klein (het gaat hier om 1 of 2 kilobyte) dat je voor één normaal whatsapp bericht tot 2 locaties kan versturen.

Als de Motia app goed staat ingesteld zal deze gemiddeld 400 locaties op een werkdag versturen. Dit betekent dat de app voor het versturen van locaties 800 kilobyte of 0,8 Mb gebruikt op een werkdag.

4. Uw rechten

Creetion informeert u graag over uw rechten als betrokkene. De AVG geeft u een aantal rechten. Deze rechten staan hieronder weergegeven.

I.) Inzage

U heeft het recht om de persoonsgegevens die Creetion van u verwerkt (namens uw werkgever(s)/opdrachtgever(s) waarvoor u werkzaamheden verricht) heeft in te zien.

II.) Wijziging/Verwijdering

U kunt te allen tijde opvragen welke persoonsgegevens Creetion van u in het systeem heeft. U kunt vragen om wijziging of verwijdering van uw persoonsgegevens.

III.) Recht op vergeten te worden

De AVG heeft het recht om ‘vergeten te worden’ geïntroduceerd. Dit gaat verder dan alleen de verwijdering van uw gegevens. Op grond van het recht van vergetelheid moet uw werkgever(s)/opdrachtgever(s) waarvoor u werkzaamheden verricht (er via Creetion) voor zorgen dat ook iedere koppeling naar en kopie of reproductie van uw persoonsgegevens wordt gewist. Uw werkgever(s)/opdrachtgever(s) waarvoor u werkzaamheden verricht moet alle evt. derde partijen die uw persoonsgegevens verwerken (waaronder Creetion) op de hoogte brengen van het feit dat u een beroep doet op dit recht. Deze partijen (waaronder Creetion) moeten nadien ook al uw persoonsgegevens wissen.

IV.) Recht van verzet

Onder bepaalde omstandigheden kunt u bezwaar maken tegen – verdere – verwerking van uw persoonsgegevens. In dat geval moet Creetion op aangeven van uw werkgever(s)/opdrachtgever(s) waarvoor u werkzaamheden verricht de verwerking staken.

V.) Recht op beperking van de verwerking

Onder bepaalde omstandigheden heeft u de mogelijkheid om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk ‘stil te laten’ zetten.

VI.) Recht op dataportabiliteit

U heeft het recht een kopie op te vragen en te verkrijgen van alle persoonsgegevens die u aan uw werkgever(s)/opdrachtgever(s) waarvoor u werkzaamheden verricht heeft verstrekt.

U kunt de bovenstaande rechten uitoefenen door dit schriftelijk kenbaar te maken aan de werkgever(s)/opdrachtgever(s) waarvoor u werkzaamheden verricht. Zij zullen als verwerkingsverantwoordelijke Creetion dan opdracht geven uw verzoek in te willigen.

U heeft tevens het recht om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens). Dat kan via de volgende weblink: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-indienen-bij-de-ap

5. Welke gegevens verzamelt Creetion?

Creetion verzamelt de volgende persoonsgegevens verwerken in opdracht van de werkgever(s)/opdrachtgever(s) waarvoor u werkzaamheden verricht (de Verwerkingsverantwoordelijke):

• Naam*
• Email*
• Telefoonnummer
• Geboortedatum*
• Adresgegevens (huisnummer, straatnaam, plaats en land)*
• Bankgegevens (IBAN, BIC, Btw-nummer en KvK-nummer) + bedrijfsadres, bedrijfsnaam (alleen bij ingehuurde medewerkers)

*Alles met een sterretje betreft verplicht in te vullen gegevens om de app te kunnen gebruiken; het andere is optioneel.

6. Gebruik van de Motia applicatie

De applicatie Motia dient te worden geïnstalleerd op de telefoon van de gebruikers. Middels de Motia applicatie kan de werkgever(s)/opdrachtgever(s) waarvoor u werkzaamheden verricht bepalen welke medewerker zich het dichtst in de buurt van de klant dan wel opdrachtgever bevindt, zodat deze medewerker naar de klant dan wel de opdrachtgever kan worden gestuurd. Daarnaast zorgt de applicatie ervoor dat de administratie van de werkgever(s)/opdrachtgever(s) waarvoor u werkzaamheden verricht op de juiste manier wordt gevoerd en wordt volledig en op de juiste manier gefactureerd aan de klanten dan wel opdrachtgevers van de werkgever(s)/opdrachtgever(s) waarvoor u werkzaamheden verricht.

7. Beveiliging

Uw persoonsgegevens die applicatie heeft verzameld zijn uiteraard goed beveiligd door Creetion. U kunt bij de werkgever(s)/opdrachtgever(s) waarvoor u werkzaamheden verricht opvragen wie kunnen inloggen in de Motia applicaties (bv de backoffice/administratie/financiële afdeling) en met wie uw persoonsgegevens worden gedeeld voor wat betreft de gegevens die worden verzameld tijdens dienstritten. Ook kunt u navragen bij de werkgever(s)/opdrachtgever(s) waarvoor u werkzaamheden verricht opvragen welke technische en organisatorische maatregelen getroffen zijn, zoals: beveiliging door wachtwoorden, beveiligde dataopslag en alarmsystemen.

De applicatie Motia is beveiligd middels beveiligde dataopslag.

8. Vragen?

Mocht u nog vragen hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, stel deze dan gerust aan de werkgever(s)/opdrachtgever(s) waarvoor u werkzaamheden verricht.